Az információ rendszerezésének legalább két módja lehetséges: a fa (= könyvtár) struktúra és a tagelés.
A fa struktúra hierarchikus rendszer: a gyökérétől indul, elágazásokon / almappákon / részhalmazokon keresztül vezet a levelekhez, amelyeknek már nincs több elágazása / almappája / részhalmaza.
A tagelés a rendezett káosz: a dolgok ömlesztve vannak egy tárolóhelyen, és a tartalmukat címkék jelölik meg. A címkékből lehet akár sok is.
A fa struktúra jó a gépeknek, mert mindennek egyértelmű helye van. Nem jó viszont az embereknek, ha valamit meg akarnak keresni, mivel ha egyszer rossz irányban indultak el, soha nem fognak célba érni, csak akkor, ha visszafordulnak.
A fa struktúra nem képes kezelni az átfedő halmazokat. Valami vagy az A halmazban van, vagy a B halmazban, de nem lehet mind a kettőben egyszerre.
Ha egy fotón Rebeka szerepel egy zsiráffal, és a fotóimat könyvtárakba akarom rendezni, csak úgy tudom biztosítani, hogy akkor is megtalálom, ha Rebekát keresem, és akkor is, ha zsiráfot keresek, ha mekettőzöm a fotót, és egy-egy példányt elhelyezek a Rebeka és a Zsiráf nevű mappában.
Míg ha ráragasztom a Rebeka és a Zsiráf címkét, és címke alapján keresem, mindkét keresésre meg fogom találni.
Mindennek néhány nem triviális folyománya:
- Az emaileket nem érdemes mappákba rendezni. Legfeljebb, ha az archív mappák (mint a pst-k) kapacitása véges, fél évente újab nyitni. Az összetett keresési funkció úgyis minden lényeges információhoz (kvázi tagek) hozzáférést biztosít. Ha meg nem emlékszünk semmire a levéllel kapcsolatban, mappákban sem fogjuk megtalálni.
- Weboldalak navigációjára a több szintű, fa struktúra alapján tagolt menürendszer nem igazán alkalmas. A felhasználók többsége nem is ezt használja, hanem a keresőt. Ami vagy jól rangsorolja a találatokat, vagy nem. A menürendszer helyett lehetne a weboldalakon egy navigációs "felhő" a 20 legfontosabb kulcsszóval, amelyek alapján a felhasználó a legtöbb keresett információt be tudná azonosítani.
- Feladatlisták, roadmapek, projekt tervek stb. megjelenítésére nem a legjobb forma a kegtöbb esetben használt táblázat, amely témakörök, időszakok, stb. alapján sorolja cellákba az itemeket. Ehelyett jobb egy rekord lista, amelynek mezői kvázi tagekként funkcionálnak, és egy pivot táblával mindig a kívánt információ a kívánt elrendezésben jeleníthető meg.
